In der igumbi online Hotelsoftware gibt es E-Mail Vorlagen mit Textbausteinen, mit denen Sie Ihre E-Mails für Ihr Hotel, Ihre Apartments oder Ferienwohnungen automatisieren können. Typische Szenarien sind Angebote, Hotel-Reservierungsbestätigungen, Rechnungsversand oder Check-in Instruktionen.
Um Ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern, müssen die Daten der Gäste nur einmal in das Hotel Buchungssystem eingegeben werden. Mit Hilfe standardisierter, professioneller E-Mails werden mit wenig Aufwand aus Anfragen Ihrer Gäste fixe Buchungen. Auch das Erstellen und Versenden Ihrer Hotel-, Apartment- oder Ferienwohnung-Rechnungen geht damit rasch. In der Web-App haben Sie stets den Überblick, ob eingehende E-Mail-Anfragen schon beantwortet wurden.
Mit dem Automailer steuern sie den automatischen Versand der E-Mails: Direkt nach Buchungseingang aus den Portalen oder zeitgesteuert vor der Anreise für Check-in Instruktionen oder nach der Abreise für einen Aufruf zur Bewertung.
Durch die Organisation der E-Mail-Vorlagen haben Sie ein System, mit dem Sie sehr schnell und einfach, ohne Sprünge zwischen unterschiedlichen Programmen und ohne Copy-Paste Akrobatik, Ihre Angebote, Buchungsbestätigungen und Rechnungen erstellen und verschicken können.
Die Aufgabe der Mail-Beantwortung der Buchungsanfragen können Sie damit gut an Ihere Mitarbeiter delegieren, ohne Sorge zu haben, dass die Formulierungen und Formatierungen nicht hundertprozentig passen.
Von der Anfrage bis zur Fixbuchung
Der Ablauf einer direkten Reservierung (E-Mail Anfrage oder Telefonisch) sieht oft wie folgt aus:
- Neue Reservierung oder Anfrage im Buchungssystem anlegen
- Angebot an den Gast schicken
- Antwort E-Mail: Ihr Gast bucht verbindlich - Sie teilen im igumbi System ein Zimmer zu
- optional: Erfassung einer Anzahlungsforderung
- Reservierungsbestätigungen/ Buchungsbestätigungen schicken
- Mail an Gast kurz vor der Anreise - Einholen der Gästeblattdaten und Infos zur Lage, Parken, Anfahrt, Zugang zum Betrieb
- optional: Anzahlung als bezahlt eintragen
- Gast checkt ein
- Gast checkt aus
- Rechnung schreiben und als PDF im Anhang als E-Mail verschicken
Bei den fett gedruckten Schritten kommen die igumbi E-Mail-Vorlagen/ Templates mit Textbausteinen zur Anwendung
Bei Firmenrechnungen, die per Banküberweisung bezahlt werden sollten, ist manchmal das Senden einer Mahnung/ Zahlungserinnerung notwendig. Auch hierfür gibt es eine E-Mail-Vorlage.
Textbausteine und E-Mail Vorlagen
In der igumbi Hotelsoftware gibt es standardmäßig Vorlagen mit Textbausteinen auf Deutsch und Englisch für:
- Vorlage eines Angebots
- Vorlage einer Buchungsbestätigung/ Vorlage einer Reservierungsbestätigung für Anfragen
- Vorlage einer Buchungsbestätigung/ Vorlage einer Reservierungsbestätigung für Buchungen aus dem online Buchungstool
- Vorlage für den Versand einer Rechnung: Mit igumbi können Sie Rechnungen für Ihre Ferienwohnung/ Apartment/ Hotelzimmer erstellen. Die Rechnung können Sie im Anhang einer E-Mail als PDF per Vorlage - ohne Copy & Paste - direkt aus der igumbi Web-App verschicken.
- Vorlage eines Mahnschreibens/ Vorlage einer Zahlungserinnerung (kann aktiviert werden)
Der Text in den Textbausteinen wird mit Markdown formatiert. So können u.a.Überschriften, Aufzählungen, zentrierte Texte gestaltet werden und Links eingebettet werden.
Für die Datenfelder aus der Reservierung werden Variablen in die Texte eingebaut. z.B. für die Reservierungsnummer iund die Anrede:
#{id}
#{name_anrede}
Eine Liste aller verfügbaren Variablen ist beim Berabeiten der E-Mail Vorlage zu finden.
Die Vorlage der Buchungsbestätigung/ Vorlage einer Reservierungsbestätigung für Anfragen unterscheidet sich von der Vorlage Buchungen aus dem online Buchungstool weil bei der Variante aus dem Buchungstool die Schritte die im automatische Buchungsprozess erfolgen beschrieben werden. Das betrifft die Zahlung, die Stornorichtlinie und ob die abgeschlossene Buchung schon eine ausgestellte Rechnung im Anhang hat.
Es gibt auch Betriebe, für die Zugangscodes generiert wwerden. Bei erfolgreicher Bezahlung wird der Zugangscode, der am Anreisetag gültig ist, in der Buchungsbestätigung übermittelt.
Ablage in der online Hotelsoftware
Die verschickten E-Mails sind in der igumbi Hotelsoftware/ Web-App abrufbar, mit dem Gastdatensatz verknüpft. So können Sie in der online Hotelsoftware die ausgehenden E-Mails erkennen und finden.
Die E-Mails werden als Kopie an Ihre Absende-E-Mailaresse geschickt, damit Sie die gesamte Mailkorrespondenz - Ihre Angebote und die Antwort Ihrer Gäste - in Ihrer Inbox und in den Ordnern nachlesen können.
Inbox Regeln einrichten
Wir empfehlen, dass Sie Ihr E-Mail-Konto per IMAP einrichten. Damit Haben Sie und Ihre Mitarbeiter auf mehreren Geräten (Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone) denselben Stand der E-Mail Ordner und der Bearbeitung von Anfragen.
Sie können in Ihrem Mail Programm oder auf dem Mailserver Regeln einrichten, um die Kopien der verschickten Mails in einen Angebotsordner zu verschieben.
Wir versehen die ausgehenden E-Mails aus der App mit einem "Tag". Dieser Tag kann in die Regeln Ihres E-Mail-Programms eingebunden werden (X-PM-Tag). Der Tag setzt sich zusammen aus "mail-hotel_id". So wäre der Tag für Hotel mit ID 1206: "mail-1206".
Dieser Tag ist bei Mac Mail Client nicht automatisch sichtbar und muss erst eingebunden werden.
Den X-PM-Tag einbinden
Danach kann der X-PM-Tag für die Regeln zum Verschieben der E-Mails verwendet werden.
Regeln für das Verschieben der E-Mails erstellen
Wie schreibt man ein Angebot für eine Anfrage?
Wenn Sie ein Angebot schicken wollen, dann erfassen Sie die Reservierung mit dem genauen Zeitraum und der Personenanzahl. Mit der Funktion "Angebot berechnen" werden die für den Zeitraum gültigen Preise angezeigt. Das sind genau dieselben Preise die Ihre Gäste auch am online Buchungstool auf Ihrer Website sehen würden.
Ob Sie in der Angebotsphase schon ein Zimmer zuteilen oder nicht, das ist Ihre Entscheidung.
Um dann eine E-Mail mit den E-Mail-Vorlagen zu versenden, klicken Sie in der Reservierung oben in der Mitte der Seite den Button "E-Mail senden". Hier kann nun die entsprechende Vorlage ausgewählt werden.
Die Vorgänge ein Angebot zu erstellen, eine Buchungsbestätigung zu verschicken oder eine Rechnung zu erstellen und als E-Mail zu verschicken, dauert nur mehr wenige Sekunden.
Die Textbausteine können an die Anforderungen Ihres Betriebs angepasst werden. Der Textbaustein, der die Ortstaxe enthält, muss zum Beispiel an die Gegebenheiten Ihres Standortes angepasst werden.
Wichtig ist auch zu überlegen, wie Sie die Korrespondenz strukturieren möchten. Die Textelemente Ihrer Vorlagen E-Mails werden aus Textbausteinen zusammengesetzt.
Oft verwendete Textbausteine sind zum Beispiel:
- Anrede
- Spezielle Information zum Check-in/ Checkout: Zeiten, Reinigung - ein wichtiger Textbaustein für ein Angebot
- Informationen zur Endreinigung und zu Ortstaxen/ Kurtaxe/ Tourismusabgaben - auch ein wichtiger Angebot-Textbaustein.
- Anreiseinformation - Wie findet man Ihren Betrieb? Link zu einer Google-Karte, GPS-Koordinaten fürs Navi, Informationen zum Parken des Autos, Weg vom Bahnhof zu Ihrem Betrieb
- Self-Check-in Informationen und Kontaktnummern
- Ihre Grußformel
- Socialmedia Links (Facebook, Instagram, Twitter, etc.)
Zur Textgestaltung: Ihre Textbausteine für Ihre Angebote sollten umfassend sein und so wenige Fragen wie möglich offen lassen. Damit können Sie Rückfragen per E-Mail reduzieren/ vermeiden. Die Textbausteine werden in Markdown formatiert. Damit können Sie auch ohne HTML-Kenntnisse die Texte strukturieren und formatieren.
Die Textbausteine sind nummeriert und werden in der Vorlage durch die Textbaustein-Nummer zusammengehalten (z.B.: "tb11347").
Um einen Textbaustein aus der Vorlage zu entfernen bzw. zu löschen, steigen Sie in die Zelle mit dem Inhalt "tb8936 resdetails lineitemstable tb8937..." ein und löschen den entsprechenden Textblock. "tb8936" ist der erste Textbaustein, gefolgt vom Funktionsblock "resdetails" (Erklärung zu Funktionsblöcken: siehe unten)
Textbausteine in anderen Sprachen
Die Vorlagen können in den Sprachen angelegt werden, die Sie für Ihr Hotel definiert haben. Für das Schreiben der Texte in Fremdsprachen ist das Buch Korrespondenz im Hotel: Musterbriefe und Bausteine von Claudia Göckel sehr zu empfehlen. In diesem werden Formulierungen für die Textbausteine neben Deutsch auch auf Englisch, Französisch und Spanisch vorgeschlagen.
Funktionsblöcke - die Daten aus der Reservierung
Des Weiteren bestehen die Vorlagen aus sogenannten "Funktionsblöcken". Diese sind Bausteine, die die variablen Daten aus der Reservierung und aus dem Gastdatensatz (Anreise-, Abreisedatum, erfasste Produktzeilen und Produkte) in die E-Mail-Vorlage einfügen.
Es gibt folgende Funktionsblöcke:
- resdetails - Eine Tabelle mit einer Zusammenfassung der Reservierungsleistungen und Buchungsdaten
- lineitemstable - Rechnungszeilen; erfasste Produkte in der Reservierung - also der Block mit den Leistungen für Ihr Angebot
- dailyresource - eine kompaktere Form der lineitemstable - ideal für Angebote von Tagungsräumen, also nur mit einem Leistungsdatum ohne An-und Abreise Information
- offeroptions - für Angebote mit unterschiedlichen Optionen - ohne Gesamtsumme darunter. (Verwenden Sie beim Erfassen der Positionen in der Reservierung das "Info" Feld: schreiben Sie "oder" hinein)
- openpos - offene Rechnungen/ offene Posten - für die Mahnung/ Zahlungserinnerungsvorlage
- productpics - um die Produktbilder (aus den Produktkategorien) in die Vorlage einzufügen - wird meistens bei Angeboten genutzt.
- roomaddress Bei Anbietern von Apartments oder Ferienwohnungen ist das zugeteilte "Zimmer" in der Hotelsoftware oft ein Apartment dessen genaue Adresse vor der Ankunft an den Gast kommuniziert werden soll. Die genaue Adresse und Hinweise zur Anreise/Lage aus der Zimmerzuteilung in der Reservierung werden damit in die Vorlage gebracht.
- offerblock - Darstellung der Angebotszeilen der Reservierung mit dem jeweiligen Bild der Produktkategorie. Dieses Layout ist daraufhin optimiert, wenn Sie mehrere Optionen anbieten wollen aus dem der Gast eine Wahl treffen soll. Extras wie Ortstaxe oder Endreinigung werden unterhalb der Zimmer/ Ferienwohnungen dargestellt.
Zugangscodes für den Self-Check-in und Pre-Check-in Email
Für den Check-in Vorgang wird oftmals ein Zugangscode zu einem Schlüsselkästchen/ Schlüsselsafe an der Hauswand kommuniziert. Es gibt einige Varianten der Zugangscodes, damit man den Schlüsselsafe an der Hauswand öffnen kann:
- Zum Zeitpunkt der Buchung kann vom igumbi System ein automatisch generierter vierstelliger Zufallscode verschickt werden, der dann am Anreisetag am Schlüsslsafe eingestellt wird.
- Datums- und Zimmerbasierte Zeichen- und Ziffernfolgen die sich i.d.R. wöchentlich oder monatlich ändern.
Für Betriebe mit einem Schließsystem können Zugangscodes generiert, und mit den E-Mail Vorlagen an die Gäste verschickt werden.
- Zugangscodes können generiert werden und von einem Schließssystem wie Nuki (mit Keypad) genutzt werden.
- Mit FLEXIPASS kann ein Schliessystem von z.B. Assa Abloy per App integriert werden. Die Gäste öffnen die Tür mit einer iOS oder Android Smartphone App. Die von FLEXIPASS generierten Zugangscodes können mit den Voragen verschickt werden.
- Zugangscodes können an eine Digibox geschickt werden, die bei der Codeeingabe durch den Gast physische Schlüssel, Karten oder FOBs ausgeben.
Die Möglichkeit einen Gast zu Empfangen ohne eine besetzte Rezeption vor Ort ist bei unseren Kunden oft der Prozess der automatisiert und digitalisiert werden soll. In diesem Bereich unterstützen wir Sie sehr gerne und passen unsere Logik für die Codes gerne an Ihr Verfahren an.
So gibt es für das auch für das Ausfüllen des digitalen Meldescheins durch die Gäste eine automatisiertes E-Mail vor der Ankunft damit beim Check-in alle Daten schon gespeichert sind.
Optionen für die E-Mail-Vorlagen
Es gibt folgende Optionen das Verhalten der Vorlagen anzupassen:
- Brief Layout - Ein Brief-artiger Kopf in der E-Mail - wenn das Layout nicht gewählt wird, fällt der Kopf der E-Mail weg
- Rechnung anhängen - Soll eine Rechnung, die aus der Reservierung erstellt wurde, an die E-Mail angehängt werden? Die Rechnung wird im PDF-Format erstellt und beim Versand der E-Mail als Attachment mitgeschickt.
- Anzahlung/ Quittung/ Gutschein anhängen - Wenn eine Zahlungsforderung in die Reservierung eingetragen ist dann kann daraus ein PDF Beleg generiert werden, der als Attachment mitgeschickt wird. Wenn der Betrag bezahlt wurde dann wird aus der Zahlungsforderung eine Quittung für den Zahlungseingang.
- Gutschein - Soll in der Vorlage eine bezahltes Anzahlungsforderung nicht als Quittung ausgewiesen werden, sondern dem gast als Gutschein für das Guthaben präsentiert werden.
- GA Click Tracking - Wenn Sie die E-Mail-Vorlagen verwenden, um Marketing E-Mails zu schicken, kann ein Google Analytics Kampagnen Tracking damit aktiviert werden. An Ihre URLs werden die UTM Kampagnen Tracking Parameter angehängt.
- ohne Bankdaten - Diese Option findet eher in Marketing E-Mails Anwendung.
Weitere E-Mail Vorlagen anlegen
Mit dem System der Textbausteine und der Funktionsblöcke haben Sie ein sehr flexibles System um Vorlagen für Ihre speziellen Abläufe / Szenarien anzulegen.
Unsere Kunden haben unter anderem E-Mail Vorlagen angelegt für diese Szenarien:
- Bestätigung von Gruppenreservierungen
- Bestätigung von Gutscheinen
- Absage von Reservierungen
- Zusendung von Tür-Codes/ Check-in-Codes
- Corona / Covid-19 / 2G / 3G - Infos
- Fragen wegen Verpflegung / Frühstück / Halbpension
- Klärung der Details bei späterere Ankunft
- Einholung von erweiterten Kontaktdaten/ Telefonnummern
Automailer: E-Mail Versand automatisieren
Sie können die Vorlagen E-Mails auch zeitgesteuert mit der Automailer-Funktion automatisch verschicken:
- nach Buchungseingang oder
- vor der Anreise oder
- nach der Abreise
Der Versand kann zeitgesteuert programmiert werden. Minuten nach dem Buchungeingang oder täglich zu einem fixen Zeitpunkt für die Ankünfte. Diese Funktion kann Ihnen eine Menge repetitiver Arbeit ersparen.
Wie sehen die E-Mail-Vorlagen aus?
Hier sehen Sie das Musterangebot für eine Hotelreservierung, das Muster einer Buchungsbestätigung und das Muster für den Rechnungsversand. Diese Vorlagen/ Templates werden automatisch in Deutsch und Englisch bereitgestellt, sobald Sie im igumbi System einen neuen Betrieb anlegen.
Natürlich können Sie noch weitere Sprachen hinzufügen (bei den Hotelstammdaten im Bereich Buchungstool einen weiteren ISO Sprachcode hinzufügen).
Es folgen nun Muster der Vorlagen - so wie Sie angelegt werden, wenn Sie in igumbi Ihr eigenes Hotel anlegen.
E-Mail mit Vorlage verschicken
Um ein E-Mail mit Hilfe der Vorlagen E-Mail zu verschicken, suchen Sie die Reservierung am Belegungsplan oder aus der Reservierungsliste heraus und klicken Sie oben in der Mitte auf "E-Mail senden". Sie kommen dann zu "Neue E-Mail" und können dort die Vorlage auswählen und den Text vor dem Versand noch anpassen.
E-Mail mit Vorlage als PDF speichern
Wenn Sie auf das Druckersymbol klicken, dann kann der Text der E-Mail auch gedruckt werden oder als ein PDF gespeichert werden.
Vorlage/ Muster eines Angebots für eine Hotelreservierung
Den Absatz mit "Angebot freibleibend" beachten. Damit ist das Angebot für Sie nicht bindend. Es könnte nämlich bis zum Zeitpunkt an dem der anfragende Gast Ihnen antwortet eine Buchung für den Zeitraum eingehen. Damit sind Sie abgesichert und Sie müssen die Reservierung nicht mehr bindend annehmen.
Betreff: Angebot für Peter Huber Nr.128895
Hr Peter Huber Owise Heinburgerstraße 34 1030 Wien Österreich 22.07.2014 Angebot für Peter Huber Nr.128895Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne bieten wir Ihnen folgende(s) Zimmer an:
Im Preis sind alle o.g. Leistungen, sowie die MWSt. in gesetzlicher Höhe und die Ortstaxen (€ 1,50 pro Erwachsenen/pro Tag) inkludiert. Dieses Angebot ist freibleibend. Wir hoffen, dass es Ihnen zusagt und würden uns über eine Bestätigung von Ihnen freuen. Gerne stehen wir für weitere Fragen zu Ihrer Verfügung und würden uns freuen, Sie im Hotel am Park zu begrüßen. Roland Oth | ||||||||||||||||||||||||||||||||
Vorlage/ Muster einer Reservierungsbestätigung/Buchungsbestätigung
Mit dieser Vorlage verschicken Sie Ihre Reservierungsbestätigungen.
Betreff: Angebot für Peter Huber Nr.128895
Hr Peter Huber Owise Heinburgerstraße 34 1030 Wien Österreich 22.07.2014 Angebot für Peter Huber Nr.128895Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne bieten wir Ihnen folgende(s) Zimmer an:
Im Preis sind alle o.g. Leistungen, sowie die MWSt. in gesetzlicher Höhe und die Ortstaxen (€ 1,50 pro Erwachsenen/pro Tag) inkludiert. Dieses Angebot ist freibleibend. Wir hoffen, dass es Ihnen zusagt und würden uns über eine Bestätigung von Ihnen freuen. Gerne stehen wir für weitere Fragen zu Ihrer Verfügung und würden uns freuen, Sie im Hotel am Park zu begrüßen. Roland Oth | ||||||||||||||||||||||||||||||||
Vorlage/ Muster einer Rechnung des Hotels - Versand als Anhang im HTML E-Mail
Bei dieser E-Mail Vorlage wird die Rechnung für die Vermietung des Apartments, Hotelzimmers oder Ferienwohnung als PDF Attachment mit dem E-Mail als Anhang geschickt.
Betreff: Ihre Rechnung
Hr. Peter Huber Heinburgerstraße 34 1030 Wien Österreich 08.11.2014
Ihre RechnungSehr geehrter Hr. Huber Im Anhang schicken wir Ihnen Ihre Rechnung. Mit freundlichen Grüßen |
